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Como planear em 9 passos? Olá e bem-vindos a mais um vídeoblog. Hoje falamos de como planear em 9 passos? E muitos de vocês de certeza absoluta já tiveram coisas que tinham de organizar ou que pelo menos tinham de organizar o vosso dia ou a vossa semana ou um evento ou uma festa, seja o que for. Em todos esses planos que tem que se fazer existe sempre uma estrutura que vocês devem passar por ela e por fazer. E muitas das vezes quando não seguimos determinados passos, o que acontece? A super desorganização, embora o português tenha sempre aquela palavra chamada “desenrascar”. Ou seja, quando algo acontece, porque é a lei de Murphy, há sempre algo que vai acontecer, vocês aparecem com a palavra “desenrascar” e no final tudo sai bem. Mas, o mais importante é que isso seja pelo menos minimizado ou se possível evitado para que tudo corra sobre rodas. E daí então, como é que podemos planear? Então o 1º passo, sem dúvida alguma que é: Pensarmos no nosso objetivo. Ou seja, qual é o objetivo final, qual é o objetivo que pretendemos atingir? Se souberem exatamente qual é o objetivo que pretendem tudo torna-se mais fácil para se puder planear. Até porque o 2º passo é vocês pensarem em “reverse engineering” ou seja, pensam do objetivo para trás. Ou seja, partem do objetivo e começam a pensar o que é preciso fazer para começar a atingir aquele objetivo e então podem pensar de frente para trás. É uma ótima técnica para vocês puderem começar a planear. O 3º passo que vocês devem fazer é no fundo realizar um “brainstorming”. O que é um “brainstorming”? É tudo o que vier à cabeça despejam, pode ser no computador, pode ser com papel e caneta, despejam tudo o que vocês se possam lembrar que tem de fazer para aquele objetivo e assim puderem começar a construir o vosso plano. Ok? Por isso, “brainstorming” é despejar tudo o que for necessário. No 4º passo é escrever então a lista e organizar toda a lista de tarefas que vocês tem de fazer para elaborar aquele plano. Mas como normalmente as tarefas podem ser muitas há um 5º passo que é fundamental que é: organizar e categorizar as tarefas que vocês tem. No fundo é podermos categorizar, agrupar as tarefas de forma que quando vocês olham para aquilo que há a fazer se centrem no grupo de tarefas e não nas tarefas propriamente ditas. E assim, vocês podem ver. Ah! O plano vai ser feito em 5 fases. Em cada fase tem estas tarefas para serem feitas. E assim, vocês conseguem fazer melhor. Até porque, se o vosso objetivo é algo muito grande vocês devem dividir em submetas. Ou seja, devem subdividir em subobjetivos para que cada objetivo que for cumprido, no fundo representa uma fase, que pode ser um grupo de tarefas dessa fase para atingirem depois na parte final o respetivo objetivo que vocês querem. Ok? Um 6º passo depois de vocês terem as tarefas, terem agrupadas, etc, etc… o que vocês tem? Tem de calendarizar, tem de atribuir no fundo datas para que possa tudo acontecer e vocês devem ver também como é que devem calendarizar e se porventura existem dependências de tarefas. Ou seja, se uma determinada tarefa para começar outra tem de acabar. Se houver este tipo de dependências vocês devem assinalar para que tudo decorra sobre rodas e não que alguém comece sem determinada tarefa ter acabado ou pelo menos ter iniciado, também pode acontecer esse tipo de situação. Portanto, vocês tem de ver as dependências de tarefas. E o 7º passo não é mais do que e que é aconselhável, embora seja um passo opcional, mas que e que é aconselhável que é vocês colocarem todas essas tarefas, se o plano tem alguma dimensão, colocarem isto tudo sobre um software. Pode ser o “Asana”, pode ser o “Trelo”, pode ser o “Microsoft Project”, pode ser o “Di pulse”, enfim. Escolham um software, coloquem lá e sobretudo façam porque para se organizarem muito melhor… porque principalmente se vocês tiverem várias pessoas envolvidas no projeto vocês vão ter necessidade de partilhar. E muitas das vezes as pessoas não estão localizadas geograficamente no mesmo sitio e assim com este tipo de software vocês podem partilhar de forma mais fácil. E o 8º passo não é mais do que atribuir cada tarefa a uma pessoa para lhe dar essa responsabilidade de execução da tarefa. Porque não basta listar as tarefas, não basta calendarizar, é preciso que alguém as faça, não é? E para isso é preciso que seja atribuída às pessoas. Claro que se for uma só pessoa é fácil já está feito este passo e é simples. Mas, se tiver mais do que uma pessoa, esposa, namorada, o cão, o periquito, seja o que for, vocês devem atribuir. E assim tem uma responsabilidade com uma respetiva data e sabem o que é que tem de fazer. E depois o 9º e último passo não é mais do que avaliar. Vocês devem avaliar como é que o projeto, como é que o plano está a ser feito. Se está tudo de acordo. E atenção que esta avaliação não é depois de já terem iniciado. Mas sim é o respetivo plano que vocês estão a elaborar. No final devem avaliar para saber se realmente vai de encontro aos objetivos que vocês definiram no 1º passo. Ok? Por isso, muito fácil planear. Às vezes é um misto de arte com ciência, mas nada melhor do que fazer várias vezes. Se vocês fizerem várias vezes e treinarem o planear vai-se tornar muito simples. Ok? Por isso, espero que tenham gostado de mais um vídeo. Hoje sobre planeamento ou planejamento, depende se português ou português brasileiro. De qualquer modo espero que tenham um grande, grande dia cheio de força, cheio de energia, mas acima de tudo com muito KI! Tchau. Até à próxima.